Privacybeleid

I. Naam en adres van de verantwoordelijke persoon

De verantwoordelijke persoon in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en andere nationale wetten inzake gegevensbescherming van de lidstaten, alsmede andere verordeningen inzake gegevensbescherming is:

ProMinent Belgium SA/NV
Z.I. Saintes – I.Z. St-Renelde
Avenue Landaslaan 11
B-1480 Tubize-Tubeke
België
Tel.: +32 (0)2 391 42 80
E-mail: info-be@prominent.com
Website: www.prominent.be

II. Naam en adres van de functionaris voor gegevensbescherming

De functionaris voor gegevensbescherming van de verantwoordelijke voor de verwerking is:

ProMinent Belgium SA/NV
Z.I. Saintes – I.Z. St-Renelde
Avenue Landaslaan 11
B-1480 Tubize-Tubeke
België
Tel.: +32 (0)2 391 42 80
E-mail: info-be@prominent.com

III. Algemene informatie over de verwerking van gegevens

1. Toepassingsgebied van de verwerking van persoonsgegevens

In principe verwerken wij persoonsgegevens van onze gebruikers alleen voor zover dit noodzakelijk is voor het ter beschikking stellen van een functionele website en van onze inhoud en diensten. Voor het overige vindt het verzamelen en gebruiken van persoonlijke gegevens van onze gebruikers alleen plaats met toestemming van de gebruiker.

2. Verwijdering van gegevens en bewaartermijn

De persoonsgegevens van de betrokkene worden gewist of afgeschermd zodra de gegevens niet langer nodig zijn voor het doel van de opslag en er geen verdere verplichting bestaat om de gegevens te bewaren. Opslag kan ook plaatsvinden indien dit door de Europese of nationale wetgever is bepaald in verordeningen, wetten of andere bepalingen van de Unie waaraan de verantwoordelijke onderworpen is. Indien u de website gebruikt voor informatiedoeleinden, kunt u de opslagtermijnen terugvinden in de volgende informatie. In geval van actief gebruik van onze website slaan wij uw persoonsgegevens in eerste instantie op voor de duur van de beantwoording van uw aanvraag of voor de duur van onze zakelijke relatie. Dit omvat ook het aangaan van een contract of precontractuele rechtsverhouding en de verwerking daarvan. Wij slaan uw persoonsgegevens op om bewijsmateriaal te bewaren tot de verjaring van eventuele rechtsvorderingen die voortvloeien uit de relatie met u. Wij wissen uw persoonsgegevens na het verstrijken van de verjaringstermijn, tenzij er een wettelijke verplichting bestaat om de gegevens te bewaren, bijvoorbeeld op grond van het Duitse Wetboek van Koophandel (§§ 238, 257 lid 4 HGB) of het Duitse Wetboek van Fiscaal Recht (§ 147 lid 3, 4 AO). Deze bewaarplicht kan twee tot tien jaar bedragen.

IV. Terbeschikkingstelling van de website en aanmaak van logbestanden

Telkens wanneer onze website wordt geraadpleegd, registreert onze webserver automatisch de volgende gegevens:

• IP-adres van de gebruiker
• Hostnaam (welke ProMinent pagina werd bezocht, b.v. www.prominent.com of iets dergelijks)
• Datum en tijd van toegang (Tijd)
• Type en plaats van het verzoek
• Informatie over het browsertype en de gebruikte versie

De gegevens worden ook opgeslagen in de logbestanden van ons systeem. Deze gegevens worden niet samen met andere persoonlijke gegevens van de gebruiker opgeslagen.

De rechtsgrondslag voor de tijdelijke opslag van de gegevens en de logbestanden is Art. 6 para. 1 lit. f GDPR. Wij hebben een legitiem belang bij de gegevensverwerking, aangezien de tijdelijke opslag van het IP-adres door het systeem noodzakelijk is om de levering van de website aan de computer van de gebruiker mogelijk te maken. Voor dit doel moet het IP-adres van de gebruiker opgeslagen blijven voor de duur van de sessie. De opslag in logbestanden wordt gedaan om de functionaliteit van de website te garanderen. Daarnaast gebruiken wij de gegevens om de website te optimaliseren en om de veiligheid van onze informatietechnologiesystemen te waarborgen. Een evaluatie van de gegevens voor marketingdoeleinden vindt in dit verband niet plaats.

De gegevens worden gewist zodra ze niet langer nodig zijn om het doel te bereiken waarvoor ze werden verzameld. In het geval van het verzamelen van gegevens voor het ter beschikking stellen van de website, is dit het geval wanneer de desbetreffende sessie is beëindigd. In het geval van opslag van gegevens in logbestanden is dit uiterlijk na 30 dagen het geval. Bovendien worden de logbestanden gedurende maximaal 12 maanden in back-upbestanden opgeslagen. Deze back-ups worden alleen in uitzonderlijke gevallen geraadpleegd.

V. Gebruik van cookies en bijbehorende functies/technologieën

Naast de hierboven vermelde gegevens worden cookies op uw computer opgeslagen wanneer u onze website gebruikt. Cookies zijn tekstbestanden die in de internetbrowser of door de internetbrowser op het computersysteem van de gebruiker worden opgeslagen. Deze cookies bevatten een karakteristieke tekenreeks waarmee de browser uniek kan worden geïdentificeerd wanneer de website opnieuw wordt opgeroepen. Daarnaast verwijzen wij ook naar "cookies" als web beacons en naar andere vergelijkbare opslagtechnologieën voor het traceren van gebruikersactiviteiten. Web beacons zijn meestal transparante grafische/afbeeldingselementen, meestal niet groter dan 1 x 1 pixels, die in de website zijn ingebed en kunnen worden gebruikt om cookies op uw apparaten te detecteren.

Cookies worden door ons enerzijds gebruikt om binnen de website sessie-relevante informatie op te slaan. Deze cookies verlopen aan het einde van de browsersessie (zogenaamde transient cookies) en worden niet permanent opgeslagen. Andere cookies blijven na de desbetreffende browsersessie op uw computer en stellen ons in staat uw computer bij uw volgende bezoek te herkennen (zogenaamde persistente/permanente cookies). Persistente cookies worden automatisch verwijderd na een bepaalde periode, die kan verschillen afhankelijk van het soort cookie.

Cookies kunnen in het bijzonder in de volgende categorieën/cookietypes worden onderverdeeld:

• Essentiële cookies
  Essentiële cookies zijn nodig voor de noodzakelijke uitvoering van specifieke websitefunctionaliteiten.
• Prestatiecookies
  Prestatiecookies verzamelen informatie over het gebruik van een website. Deze cookies slaan geen informatie op waarmee de gebruiker kan worden geïdentificeerd, maar worden alleen gebruikt om de prestaties van onze website te meten en de gebruikerservaring te verbeteren.
• Functionele cookies
  Functionele cookies worden gebruikt om gevraagde diensten en functionaliteiten (bv. afspelen van video's) op de website mogelijk te maken en/of om de "usability" te verhogen.
• Targeting cookies
  Targeting cookies kunnen door derden (bv. reclamepartners) worden gebruikt om gebruikersinteresses te profileren en op basis daarvan relevante advertenties en promoties op andere websites weer te geven.
• Social media cookies
  Social media cookies van social media diensten maken het mogelijk om inhoud te delen met vrienden en netwerken. Deze diensten kunnen browsers op verschillende websites volgen en interesses profileren.

Door de instellingen in uw internetbrowser te wijzigen, kunt u het verzenden van cookies deactiveren of beperken. Reeds opgeslagen cookies kunnen te allen tijde worden gewist. Dit kan ook automatisch gebeuren. De procedure voor het deactiveren van cookies kunt u regelmatig via de "Help"-functie van uw internetbrowser opvragen. Wij wijzen u er echter op dat deze instellingen mogelijk van invloed kunnen zijn op de volledige beschikbaarheid en werking van onze website.

Om ervoor te zorgen dat ons gebruik van cookies voldoet aan de wettelijke eisen, maken wij gebruik van een cookie-instrument dat wordt aangeboden door OneTrust Technology Limited, 82 St John St, London, UK ("OneTrust"). U kunt uw cookie-toestemmingen bekijken en beheren en cookie-specifieke instellingen en deactiveringen maken via de onderstaande link:

Privacy Voorkeur Centrum

Sommige cookies die we op onze website gebruiken, zijn afkomstig van derde partijen die ons helpen om de impact van de inhoud van onze website en de interesses van onze bezoekers te analyseren, om de prestaties van onze website te meten of om met u te communiceren. Op onze website gebruiken we zowel first party cookies (alleen zichtbaar vanaf het domein dat u op dat moment bezoekt) als third party cookies (zichtbaar op verschillende domeinen en regelmatig ingesteld door derden).

Meer informatie over de respectieve cookieaanbieders is te vinden in het voorkeurscentrum voor gegevensbescherming, daar onder de respectieve cookiecategorieën.

In bepaalde gevallen is de opslag van informatie op uw eindapparaat of de toegang tot informatie die al op uw eindapparaat is opgeslagen, absoluut noodzakelijk, zodat wij onze website aan u beschikbaar kunnen stellen voor gebruik ("technisch noodzakelijke cookies"). De rechtsgrondslag voor het gebruik van dergelijke cookies is artikel 25, lid 2, punt 2, van de Telecommunications Digital Services Data Protection Act (TDDG). Voor zover deze informatie een persoonlijke referentie heeft en door ons verder wordt verwerkt in onze IT-systemen, is de rechtsgrondslag voor deze gegevensverwerking ons legitieme belang bij het aanbieden van onze website en het waarborgen van gegevensbeveiliging, Art. 6 para. 1 lit. f GDPR. Ons legitieme belang ligt in het verstrekken van de informatie die op onze website wordt aangeboden.

We gebruiken cookies die technisch niet noodzakelijk zijn alleen met uw toestemming. Wanneer u onze website voor de eerste keer bezoekt, tonen wij een zogenaamde cookiebanner om u te informeren over de trackingtechnologieën die wij gebruiken en om u de keuze te geven of en zo ja, met welke optionele cookies u toestemming wilt geven. Als u op de bijbehorende knop in de banner klikt ("Alles accepteren"), geeft u toestemming voor het opslaan en uitlezen van alle technisch onnodige cookies op uw apparaat (art. 25 (1) TDDG) en voor de verwerking van uw persoonsgegevens die voor de cookie zijn opgeslagen (art. 6 (1) (a) GDPR).

U kunt uw toestemming te allen tijde intrekken zonder dat dit gevolgen heeft voor de rechtmatigheid van de verwerking op basis van toestemming voordat deze werd ingetrokken. U kunt met name de volgende link gebruiken om uw cookie-instellingen opnieuw in te stellen en zo uw eventuele toestemming in te trekken:

Privacy Voorkeur Centrum

VI . Microsoft Advertising Conversion Tracking en Remarketing (cookies)

We gebruiken Microsoft Advertising Conversion Tracking op onze website. Dit is een zoekmachine- en reclamedienst van Microsoft Corporation, One Microsoft Way, Redmond, WA 98052-6399, VS ("Microsoft"), die ons helpt om onze producten en diensten gericht onder de aandacht te brengen en om de effectiviteit van onze reclamemaatregelen te analyseren.

Met uw toestemming gebruikt Microsoft Advertising cookies om gebruikersgedrag te analyseren en onze advertenties te verbeteren. Deze worden op uw apparaat opgeslagen wanneer u onze website bezoekt of wanneer u op een van onze advertenties klikt. Met behulp van cookies kunnen we ons richten op gebruikers met daaropvolgende zoekopdrachten. De opgeslagen informatie wordt gebruikt om op interesses gebaseerde advertenties weer te geven, bijvoorbeeld op websites binnen het advertentienetwerk van Microsoft.

We gebruiken ook remarketinglijsten van Microsoft Advertising voor zoekadvertenties. Hierdoor kunnen we onze advertenties richten op gebruikers die onze website al eerder hebben bezocht. Zo kunnen we bijvoorbeeld reclame maken voor diensten die je eerder op onze website hebt bekeken. De cookies laten ons zien dat u op een advertentie hebt geklikt en vervolgens bent doorgestuurd naar onze website. Deze gegevens worden uitsluitend gebruikt voor de statistische evaluatie en optimalisatie van onze advertenties. Gebruikers worden niet persoonlijk geïdentificeerd. Uw IP-adres wordt geanonimiseerd (verkort) en doorgegeven aan Microsoft.

De koekjes hebben een levensduur van 365 dagen.

De statistieken die Microsoft ons verstrekt, bevatten geaggregeerde gegevens, zoals het totale aantal gebruikers dat op een van onze advertenties heeft geklikt en informatie over of deze gebruikers een pagina met een conversietag hebben bezocht. Deze informatie helpt ons om zoektermen en advertentiecampagnes beter af te stemmen op de interesses van gebruikers.

Microsoft Corporation is gecertificeerd onder het EU-VS Data Privacy Framework.

De rechtsgrondslag voor de verwerking is uw toestemming in overeenstemming met art. 6 lid 1 zin 1 letter a GDPR, die u kunt aangeven via de cookiebanner of ons voorkeurscentrum voor gegevensbescherming.

U kunt uw toestemming te allen tijde intrekken met werking voor de toekomst, bijvoorbeeld via het Data Protection Preference Centre .

Meer informatie over gegevensverwerking door Microsoft vindt u in het Privacybeleid van Microsoft .

VII. Matomo Analytics (on-premise)

Wij maken op onze website gebruik van de open source-softwaretool Matomo Analytics voor de analyse van het surfgedrag van onze gebruikers. Wij gebruiken bovendien de Matomo Tag Manager. De Matomo Tag Manager is een uitbreiding van de Matomo Analytics-software. Via de Tag Manager vindt de integratie van Matomo Analytics, trackinggebeurtenissen en de aansturing van de integratie van code van derde aanbieders plaats. Bij bezoeken van onze website worden met name de volgende gegevens verwerkt:

• 2 bytes van het IP-adres van het systeem van de bezoekende gebruiker
• de bezochte website (URL)
• de website, vanaf waar de gebruiker op de bezochte website is gekomen (referrer)
• hde subpagina's, die vanaf de bezochte website worden bezocht
• de verblijfsduur op de website
• de frequentie van bezoek van de website

We gebruiken Matomo Analytics in de on-premise-variant en hosten de software op onze eigen servers in Duitsland. De bovengenoemde gegevens worden alleen daar opgeslagen. We gebruiken geen cookies voor Matomo Analytics. De gegevens worden niet aan derden doorgegeven. De Matomo-software is zo ingesteld, dat de IP-adressen niet volledig opgeslagen worden, maar dat de laatste 2 bytes van het IP-adres verborgen worden (bijv.: 192.168.xxx.xxx). Op deze manier is een toewijzing van het afgekorte IP-adres aan de bezoekende computer niet meer mogelijk.

De wettelijke basis is ons legitieme belang van de analyse van het surfgedrag op onze website conform art. 6 par. 1 letter f AVG. Met de verwerking van de gegevens kunnen wij het surfgedrag van de websitebezoekers analyseren. Met deze informatie kunnen wij onze website en de gebruiksvriendelijkheid verbeteren. Door de anonimisering van het IP-adres wordt voldoende rekening gehouden met het belang van de gebruiker om diens persoonsgegevens te beschermen.

Meer informatie over de instellingen van de privésfeer van Matomo-software staat op https://matomo.org/privacy/ .

Matomo Opt Out

VIII. Google-marketingdiensten

We maken gebruik van de marketing- en remarketingdiensten (kortweg Google Marketing Services) van Google LLC, (1600 Amphitheatre Parkway Mountain View, CA 94043, VS). Wij of Google verwerken je persoonlijke gegevens alleen in deze context als je hiervoor toestemming hebt gegeven.

De marketingdiensten van Google stellen ons in staat gerichte advertenties voor en op onze website weer te geven, zodat gebruikers alleen advertenties te zien krijgen die mogelijk overeenkomen met hun interesses. Als een gebruiker bijvoorbeeld advertenties te zien krijgt voor producten waarin hij of zij interesse heeft getoond op andere websites, staat dit bekend als "remarketing". Voor deze doeleinden wordt bij het openen van onze website en andere websites waarop Google marketingdiensten actief zijn, een code rechtstreeks door Google uitgevoerd en worden zogenaamde (re)marketingtags (onzichtbare afbeeldingen of codes, ook bekend als "webbakens") in de website geïntegreerd, op voorwaarde dat u hiervoor toestemming hebt gegeven. Met hun hulp wordt een individuele cookie opgeslagen op het apparaat van de gebruiker (vergelijkbare technologieën kunnen ook worden gebruikt in plaats van cookies).

De cookies kunnen worden ingesteld door verschillende domeinen, waaronder google.com, https://marketingplatform.google.com/intl/en/about/ , https://ads.google.com/intl/en/home/ , enz. Meer informatie: https://policies.google.com/technologies/types . Dit bestand registreert welke websites de gebruiker heeft bezocht, in welke inhoud hij of zij geïnteresseerd is en op welke aanbiedingen hij of zij heeft geklikt, evenals technische informatie over de browser en het besturingssysteem, verwijzende websites, tijdstip van bezoek en andere informatie over het gebruik van het online aanbod. Het IP-adres wordt niet samengevoegd met de gegevens van de gebruiker binnen andere aanbiedingen van Google. Google kan de bovenstaande informatie ook combineren met informatie uit andere bronnen. Als de gebruiker vervolgens andere websites bezoekt, kan hij of zij advertenties te zien krijgen die op zijn of haar interesses zijn afgestemd.

De gegevens van de gebruiker worden pseudoniem verwerkt als onderdeel van de marketingdiensten van Google. Dit betekent dat Google bijvoorbeeld niet de naam of het e-mailadres van de gebruiker opslaat en verwerkt, maar de relevante gegevens op een cookie-gerelateerde manier binnen pseudonieme gebruikersprofielen verwerkt. Dit betekent dat vanuit het perspectief van Google de advertenties niet worden beheerd en weergegeven voor een specifiek geïdentificeerde persoon, maar voor de cookiehouder, ongeacht wie deze cookiehouder is. Dit geldt niet als een gebruiker Google uitdrukkelijk heeft toegestaan de gegevens te verwerken zonder deze pseudonimisering. De informatie die door Google marketingdiensten over gebruikers wordt verzameld, wordt overgebracht naar Google en opgeslagen op de servers van Google in de VS.

Google Tag Manager

Wij gebruiken Google Tag Manager (aanbieder: Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Ierland) voor het technische beheer van andere diensten op onze website. Google Tag Manager dient uitsluitend als administratief hulpmiddel, plaatst zelf geen cookies en verzamelt geen persoonsgegevens voor eigen doeleinden. Om de functionaliteit te waarborgen, wordt uw IP-adres kortstondig verwerkt, maar niet opgeslagen. Google Tag Manager zorgt ervoor dat gegevensverzamelende diensten alleen worden geactiveerd als u hiervoor via onze toestemmingsbanner toestemming hebt gegeven. Zonder uw toestemming worden de bijbehorende tags niet geladen. Het gebruik van deze beheertool is gebaseerd op ons gerechtvaardigd belang (art. 6, lid 1, punt f) AVG) bij een efficiënt en veilig beheer van onze website.

Meer informatie over het gebruik van gegevens door Google voor marketingdoeleinden vindt u op de overzichtspagina: https://policies.google.com/technologies/ads , het privacybeleid van Google is beschikbaar op https://policies.google.com/privacy .

Als u geen op interesses gebaseerde advertenties via Google-marketingdiensten wilt ontvangen, kunt u de door Google ingestelde instellingsopties gebruiken: https://adssettings.google.com/authenticated .

IX. YouTube

Wij gebruiken plugins van het videoplatform YouTube om video's in te sluiten en rechtstreeks op deze website af te spelen. De exploitant van het videoplatform is YouTube, LLC, 901 Cherry Ave, San Bruno, CA 94066, USA ("YouTube"). YouTube is een bedrijf dat verbonden is met Google LLC (1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043, VS; "Google").

De YouTube-video's zijn opgenomen in de zogenoemde "uitgebreide gegevensbeschermingsmodus", die volgens de aanbieder alleen de opslag van gebruikersinformatie in gang zet wanneer een video wordt afgespeeld. De overdracht van gegevens aan YouTube-partners wordt door de uitgebreide gegevensbeschermingsmodus echter niet noodzakelijkerwijs uitgesloten. Wanneer u embedded video's op onze website activeert, wordt een verbinding met de servers van YouTube tot stand gebracht en een gegevensoverdracht gestart. Wij hebben geen invloed op de omvang en de inhoud van de gegevens die door het activeren van de plugin aan YouTube en eventueel andere YouTube-partners worden doorgegeven. De YouTube-server wordt onder andere geïnformeerd welke van onze pagina's u hebt bezocht. Volgens YouTube wordt deze informatie onder andere gebruikt om videostatistieken te verzamelen, om de gebruiksvriendelijkheid te verbeteren en om misbruik te voorkomen. YouTube gebruikt cookies om informatie over gebruikersgedrag te verzamelen, mits u toestemming hebt gegeven voor het gebruik van deze cookies. De cookies blijven op uw eindapparaat totdat u ze verwijdert. Als u bent ingelogd op uw YouTube-account, stelt u YouTube in staat om uw surfgedrag direct toe te wijzen aan uw persoonlijke profiel. U kunt dit voorkomen door uit te loggen uit uw YouTube-account voordat u de afspeelknop activeert.

De door de YouTube-cookies gegenereerde informatie over uw gebruik van onze website wordt gewoonlijk doorgestuurd naar een YouTube-server in de VS en daar opgeslagen. Informatie over gegevensbescherming bij YouTube vindt u onder de volgende link https://www.google.de/intl/de/policies/privacy/ .

X. Leadmanagement

Wij maken gebruik van de marketingautomatiseringssoftware HubSpot, een dienst van HubSpot, Inc., 25 First Street, Cambridge, MA 02141, VS. Wij gebruiken HubSpot voor het genereren van leads, het beheer van leads, marketingautomatisering en het personaliseren van onze marketingactiviteiten, om onze processen efficiënter te maken en de interactie met geïnteresseerden en klanten te verbeteren. Daarbij verwerken wij uw contactgegevens en contractgegevens en, met uw toestemming, ook gedragsgegevens op onze website en interactiegegevens (bijv. het openen van e-mails, klikken) (zie paragraaf V.) ten behoeve van marketing, analyse, leadbeheer en andere marketingdoeleinden, zoals het versturen van nieuwsbrieven. Daarnaast maken wij gebruik van HubSpot voor de analyse van het websitegebruik en voor het meten van het succes van onze marketingmaatregelen. In dit kader verwerken wij met name gegevens over paginaweergaven, bezoekers of sessies, verkeersbronnen en het versturen van formulieren. Verder bundelen wij met uw toestemming persoonsgegevens (bijv. bestellingen, enquêtes, feedback) in een individueel profiel, om onze marketingactiviteiten te kunnen personaliseren. In het kader van leadgeneratie bieden wij op onze website nog andere acties aan, zoals het downloaden van whitepapers over geselecteerde onderwerpen of het verstrekken van beurskaartjes. Als u aan een dergelijke actie deelneemt, bijvoorbeeld door een whitepaper te downloaden of een beurskaart aan te vragen, verwerken wij uw gegevens (naam, opgegeven e-mailadres, eventueel adres, indien nodig) om u de whitepaper of de beurskaart te kunnen verstrekken.

Het gebruik van de marketingautomatiseringssoftware vindt plaats in ons gerechtvaardigd belang om onze bedrijfsprocessen digitaal en efficiënt in te richten, art. 6, lid 1, onder f) AVG. Voor zover HubSpot wordt gebruikt voor het analyseren van het websitegebruik en het meten van het succes (inclusief het opslaan van en de toegang tot informatie op uw eindapparaat), gebeurt dit uitsluitend op basis van uw toestemming, die u via onze toestemmingsbanner verleent en te allen tijde kunt intrekken (§ 25, lid 1 TDDDG in combinatie met art. 6, lid 1, onder a) AVG). Als u zich aanmeldt voor onze nieuwsbrief en toestemming geeft voor het samenvoegen van uw gegevens in een persoonlijk profiel, is de rechtsgrondslag voor de verwerking uw toestemming overeenkomstig art. 6, lid 1, onder a) AVG. Meer informatie over de verzending van de nieuwsbrief vindt u in paragraaf XI. De verwerking van uw gegevens bij andere vormen van contactopname en de rechtsgrondslag hiervoor worden beschreven in paragraaf XII. (contactformulier en e-mailcontact). De rechtsgrondslag voor de verwerking bij het aanbieden van aanvullende inhoud of diensten in het kader van acties, zoals bijvoorbeeld het downloaden van een whitepaper of het verstrekken van een beurskaart, is ofwel de uitvoering van een overeenkomst met u, art. 6, lid 1, onder b) AVG, ofwel ons gerechtvaardigd belang om geïnteresseerden en klanten te informeren over onze producten en diensten, art. 6, lid 1, onder f) AVG.

Aangezien HubSpot in de VS is gevestigd, is het mogelijk dat persoonsgegevens naar een derde land worden doorgegeven. HubSpot Inc. is gecertificeerd onder het EU-U.S. Data Privacy Framework (DPF), wat de naleving van een passend niveau van gegevensbescherming waarborgt. Het bewijs van het certificaat onder het DPF vindt u hier: https://www.dataprivacyframework.gov/list . Daarnaast hebben wij met HubSpot Inc. een overeenkomst voor gegevensverwerking gesloten, die de modelcontractbepalingen van de Europese Commissie bevat om een passend niveau van gegevensbescherming te waarborgen.

XI. Nieuwsbrief

Op onze website bestaat de mogelijkheid om u in te schrijven voor een gratis nieuwsbrief. Bij de aanmelding voor de nieuwsbrief worden de gegevens die u in het invoerformulier invult, aan ons doorgegeven en verwerkt (bijv. voor- en achternaam, e-mailadres, adres). Voor zover een veld niet als „verplicht veld“ is gemarkeerd, zijn de gegevens optioneel. Daarnaast worden bij de aanmelding de datum en het tijdstip van registratie vastgelegd.

In onze nieuwsbrief informeren wij u over producten en acties van bedrijven van de ProMinent-groep. Onder producten en acties vallen met name informatie over aanbiedingen, diensten, overige prestaties (bijv. softwareproducten en (SaaS)-platforms zoals Dulconnex), acties (bijv. mededelingen of uitnodigingen voor beurzen, evenementen, seminars, webinars) en het uitvoeren van klanttevredenheidsenquêtes door ProMinent GmbH, ProMinent Deutschland GmbH en de bedrijven van de ProMinent-groep. De bedrijven van de ProMinent-groep vindt u in het volgende overzicht: https://www.prominent.be/nl/Bedrijf/Bedrijf/Vestigingen/Vestigingen.html

Voor de verwerking van de gegevens wordt tijdens het aanmeldingsproces uw toestemming gevraagd en wordt verwezen naar deze privacyverklaring. Voor de aanmelding voor de nieuwsbrief maken wij gebruik van de zogenaamde double-opt-in-procedure, d.w.z. dat uw aanmelding pas voltooid is wanneer u deze nogmaals hebt bevestigd door op een link te klikken in een bevestigings-e-mail die u voor dit doel is toegezonden. De bevestiging geldt als toestemming. Indien uw bevestiging hierover niet binnen 100 dagen plaatsvindt, wordt uw aanmelding automatisch uit onze database verwijderd. Hiermee zorgen wij ervoor dat niemand anders u voor onze nieuwsbrief kan aanmelden.

De gegevens worden gebruikt voor het versturen van de nieuwsbrief. Het verzamelen van het e-mailadres van de gebruiker dient om de nieuwsbrief te versturen. Het verzamelen van overige persoonsgegevens in het kader van het aanmeldingsproces dient om misbruik van de diensten of van het gebruikte e-mailadres te voorkomen.

De rechtsgrondslag voor de verwerking van de gegevens na aanmelding voor de nieuwsbrief door de gebruiker is de toestemming van de gebruiker op grond van art. 6, lid 1, onder a) AVG.

De gegevens worden gewist zodra ze niet langer nodig zijn voor het bereiken van het doel waarvoor ze zijn verzameld. Het e-mailadres van de gebruiker wordt derhalve bewaard zolang het abonnement op de nieuwsbrief actief is.

De betrokkene kan het abonnement op de nieuwsbrief te allen tijde opzeggen. Hiervoor is in elke nieuwsbrief een betreffende link opgenomen. Hiermee wordt tevens de toestemming voor de opslag van de tijdens het aanmeldingsproces verzamelde persoonsgegevens ingetrokken.

1. Tracking van reacties op de nieuwsbrief in het HubSpot-nieuwsbriefsysteem

Onder tracking verstaan we in ons nieuwsbriefsysteem het volgen of opslaan van het gedrag van ontvangers. Voor de verzending en analyse van onze nieuwsbrieven maken we gebruik van HubSpot (zie hiervoor hierboven onder het kopje „Leadmanagement“). Het gedrag van ontvangers heeft daarbij betrekking op de volgende drie handelingen van hun ontvangers:

• Het openen van een nieuwsbrief
• Het klikken op tekst- en afbeeldingslinks
• Het downloaden van afbeeldingen in een e-mailprogramma

2. Persoonsgebonden tracking (Unique-Count-tracking)

Wanneer een ontvanger een nieuwsbrief opent, op een link klikt of afbeeldingen downloadt in zijn e-mailprogramma, kan dit door HubSpot worden geregistreerd en opgeslagen. Deze handelingen van de ontvangers worden in HubSpot aangeduid als reacties van ontvangers. Met behulp van HubSpot kan op basis van de reacties van ontvangers een interesseprofiel van de ontvanger worden opgesteld. Zo kan bijvoorbeeld worden vastgesteld welke ontvangers op bepaalde links hebben geklikt. Op basis van deze klikken kunnen doelgroepen worden gevormd en kan aan de ontvangers verdere, op hen afgestemde informatie over hun interessegebieden worden verzonden.

Om het volgen technisch te realiseren, worden in de e-mails onder andere zogenaamde trackingpixels opgenomen. Dit zijn minuscule afbeeldingsbestanden die bij het openen van de e-mail vanaf de servers van onze dienstverlener worden geladen. Door deze opvraging kan technische informatie (bijv. uw IP-adres, tijdstip van openen) worden vastgelegd . De toegang tot informatie op uw eindapparaat (resp. de opslag van informatie) door middel van dergelijke trackingtechnologieën vindt uitsluitend plaats op basis van uw uitdrukkelijke toestemming overeenkomstig § 25, lid 1 TDDDG. De daaropvolgende verwerking van uw persoonsgegevens voor de analyse van uw gebruiksgedrag en het opstellen van het interesseprofiel baseren wij op uw toestemming overeenkomstig art. 6, lid 1, onder a) AVG.

Om de inhoud van de themanieuwsbrieven te optimaliseren, vergelijken wij in het algemeen de openingspercentages en reacties van ontvangers op verschillende mailings. De opgeslagen persoonsgegevens worden onmiddellijk uit het systeem verwijderd wanneer een ontvanger zich afmeldt voor de nieuwsbrief.

3. E-mailreclame zonder aanmelding voor de nieuwsbrief en uw recht op bezwaar

Als wij uw e-mailadres ontvangen in verband met de verkoop van een product of dienst en u hiertegen geen bezwaar heeft gemaakt, behouden wij ons het recht voor om u op grond van § 7, lid 3 van de Duitse wet op oneerlijke concurrentie (UWG) regelmatig per e-mail aanbiedingen te sturen voor producten uit ons assortiment die vergelijkbaar zijn met de reeds gekochte producten. Dit dient ter bescherming van onze gerechtvaardigde belangen, die na afweging van de belangen prevaleren, om onze klanten te benaderen met reclame (art. 6, lid 1, onder f) AVG). U kunt te allen tijde bezwaar maken tegen dit gebruik van uw e-mailadres door een bericht te sturen naar het onder punt I. beschreven contactadres of via een daarvoor bestemde link in de reclame-e-mail, zonder dat hiervoor andere kosten ontstaan dan de verzendkosten volgens de basistarieven.

XII. Contactformulier en contact via e-mail

Op onze website zijn verschillende contactformulieren beschikbaar die kunnen worden gebruikt om elektronisch contact op te nemen. Wanneer een gebruiker van deze mogelijkheid gebruikmaakt, worden de in het invoerformulier ingevoerde gegevens aan ons doorgegeven en verwerkt (bijv. voor- en achternaam, e-mailadres, adres, gegevens over de installatie waarop de serviceaanvraag betrekking heeft (o.a. servicetype, installatietype, locatie van de installatie, branche, land, taal en bericht), gegevens over de seminar-aanvraag en de benodigde hotelreservering en, bij retourzendingen van goederen, gegevens over het product en het gebruik ervan). Bij productaanvragen, aanvragen voor reserveonderdelen, serviceaanvragen en retourzendingen: door de gebruiker verstrekte bijlagen.

Voor zover een veld niet als „verplicht veld“ is gemarkeerd, zijn de gegevens optioneel.

Op het moment dat het bericht wordt verzonden, worden bovendien de datum, het tijdstip en het IP-adres van de verzending opgeslagen. Voor het ter beschikking stellen van de contactformulieren en de technische verwerking van de aanvragen maken wij gebruik van het HubSpot-systeem. Meer informatie over HubSpot en de daarmee samenhangende gegevensverwerking vindt u hierboven onder de paragraaf „Leadbeheer“. Als alternatief kunt u ook per e-mail contact met ons opnemen. In dat geval worden de via de e-mail verzonden persoons gegevens van de gebruiker opgeslagen. In dit verband vinden er geen gegevensoverdrachten aan derden plaats (met uitzondering van onze dienstverlener HubSpot). De gegevens worden uitsluitend gebruikt voor de afhandeling van de conversatie.

De verwerking van de persoonsgegevens uit het invoerformulier dient uitsluitend voor de afhandeling van het contactverzoek. In het geval van contact via e-mail is hierin ook het vereiste gerechtvaardigde belang voor de verwerking van de gegevens opgenomen, overeenkomstig de rechtsgrondslag van art. 6, lid 1, onder f) AVG. Indien het e-mailcontact gericht is op het sluiten van een overeenkomst, dient art. 6, lid 1, onder b) AVG als rechtsgrondslag voor de verdere verwerking.

In dit verband vinden er geen gegevensoverdrachten aan derden plaats (met uitzondering van het beschreven gebruik van HubSpot), maar indien nodig zullen wij uw aanvraag doorsturen naar een bevoegde ProMinent-onderneming of de bevoegde ProMinent-verkooppartner voor afhandeling.

De overige persoonsgegevens die tijdens het verzendproces worden verwerkt, dienen om misbruik van het contactformulier te voorkomen en de veiligheid van onze IT-systemen te waarborgen.

De gegevens worden gewist zodra ze niet langer nodig zijn voor het bereiken van het doel waarvoor ze zijn verzameld en eventuele toepasselijke wettelijke bewaartermijnen zijn verstreken.

Als de gebruiker per e-mail contact met ons opneemt, kan hij te allen tijde bezwaar maken tegen de opslag van zijn persoonsgegevens. In dat geval kan het gesprek echter niet worden voortgezet.

XIII. App Store koppelingen

Onze website bevat links naar app stores (bijv. Google Play Store voor Android of Apple App Store voor iOS). Deze diensten worden uitsluitend door derden geëxploiteerd. Als u deze links volgt, kan informatie worden doorgegeven aan deze aanbieders. Dit gebeurt alleen wanneer u op een van de App Store-knoppen klikt. Voor het doel en de omvang van de gegevensverwerking alsmede uw rechten en instelmogelijkheden verwijzen wij u naar het privacybeleid van de desbetreffende aanbieder:

• Google LLC, 1600 Amphitheater Parkway, Mountain View, California 94043, USA: https://policies.google.com/privacy?hl=en&gl=de
• Apple Inc., One Apple Park Way, Cupertino, California, USA, 95014: https://www.apple.com/legal/privacy/

XIV. Gewoonlijk contact in het kader van de bedrijfsvoering (bijv. beurs)

In deze paragraaf worden omstandigheden beschreven die leiden tot de verwerking van persoonsgegevens, die gebruikelijk zijn in de normale bedrijfsvoering en waarbij een vermelding overeenkomstig art. 13 en art. 14 AVG in de regel niet mogelijk is.

Het gaat hierbij vooral om gevallen zoals het uitwisselen van contactgegevens op beurzen, evenementen, zakendiners of andere zakelijke activiteiten, bijvoorbeeld door het uitwisselen van visitekaartjes of het leggen van een eerste contact door ProMinent of door u met een zakelijke inhoud. ProMinent verzamelt de volgende categorieën persoonsgegevens wanneer u of wij contact opnemen: contactgegevens, zoals uw naam, adres, e-mailadres of telefoonnummer, gegevens over uw bedrijf, zoals adres, e-mailadres, bedrijfstak, functieomschrijving, titel, gegevens over uw invoer/aanvraag, zoals inhoud, tijdstip van de aanvraag en communicatiemiddel. Wij verzamelen uw gegevens ook via de software snapAddy van snapAddy GmbH. De verzamelde gegevens worden door snapAddy naar ons CRM-systeem overgebracht en vervolgens in snapAddy gewist. Wij hebben met snapAddy GmbH een overeenkomst voor gegevensverwerking gesloten. Deze gegevens worden verwerkt voor opslag in onze contactdatabases in het kader van onze bedrijfsactiviteiten, zoals e-mailprogramma's, telefoonboeken, bestanden of ons CRM-systeem, met het oog op het hervatten van het contact en/of de verwerking van uw verzoek en de verdere afhandeling ervan.

De verwerking van uw gegevens vindt plaats op basis van art. 6, lid 1, punt f) van de AVG en gebeurt in ons gerechtvaardigd belang om contact met u op te nemen met het oog op een mogelijke zakelijke samenwerking, het hervatten van het contact en/of de behandeling van uw verzoek en de verdere afhandeling.

XV. Remote support-diensten

Wanneer u onze remote support-diensten gebruikt, verwerken wij uw persoonsgegevens (naam, functie/functieomschrijving, kwalificatie, firma (contractpartij), telefoonnummer, e-mailadres), om de overeenkomstige contractueel overeengekomen diensten aan uw werkgever of opdrachtgever te leveren. Wij kunnen daarbij ook uw zakelijke telefoonnummer gebruiken, om vooraf te overleggen en evt. vereiste afspraken te maken. De wettelijke basis voor de verwerking is art. 6 par. 1 letter f AVG. Ons legitieme belang is de nakoming van contractuele verplichtingen voor het leveren van digitale onderhoudsdiensten aan uw werkgever of opdrachtgever. Indien u als opdrachtgever zelf onze remote support-diensten gebruikt, is de wettelijke basis voor de verwerking art. 6 par. 1 letter b AVG.

Voor het leveren van remote support-diensten gebruiken wij eventueel de software 'Help Lightning' van de gelijknamige aanbieder uit de Verenigde Staten. Het is niet uitgesloten, dat bij gebruik van deze tool uw persoonsgegevens (naam, e-mailadres, video- en geluidsopnamen) daarbij naar de VS worden overgedragen. Help Lightning is tegenover ProMinent echter contractueel verplicht om de gegevens volgens standaard contractuele EU-clausules zodanig te verwerken, dat de gegevensbescherming gewaarborgd is.

XVI. Gegevensontvanger/gegevensoverdracht naar derde landen

In eerste instantie komen alleen onze medewerkers die verantwoordelijk zijn voor de technische, commerciële of redactionele begeleiding uw persoonsgegevens te weten.

Daarnaast maken wij in het kader van de hierboven toegelichte gegevensverwerking gebruik van externe dienstverleners resp. schakelen deze evt. in voor overeenkomstige diensten. Voor zover dienstverleners uw persoonsgegevens als verwerker ontvangen, zijn ze bij de omgang met uw persoonsgegevens strikt gebonden aan onze instructies. We hebben persoonsgegevens met name doorgegeven aan de volgende categorieën dienstverleners:

• IT-dienstverleners, bijv. in het kader van administratie en hosting van onze website resp. voor website-analyse/-meting, leveranciersmanagement, klokkenluidersmeldingen
• IT-service en -infrastructuur,
• IT-support en onderhoud, inclusief remote support;
• bedrijven die conform art. 15 ff. AktG verbonden zijn met ons en waarmee wij samenwerken om diensten te leveren alsmede verkooppartners;
• Voor zover u toestemming hebt gegeven, geven wij uw persoonsgegevens door aan de in de toestemming vermelde ontvangers.
• Dienstverleners ter ondersteuning van sollicitatie- en personeelsmanagement

Wij kunnen uw persoonsgegevens doorgeven aan ontvangers in landen buiten de Europese Unie ("EU") en de Europese Economische Ruimte, in het bijzonder aan de Verenigde Staten van Amerika ("VS"). Deze gegevensoverdrachten worden over het algemeen uitgevoerd op basis van het adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie van 10 juli 2023 (C(2023) 4745). Onze serviceproviders zijn over het algemeen gecertificeerd volgens het EU-VS Data Privacy Framework. Als dit niet het geval is, zorgen we voor passende garanties in de zin van Art. 46 GDPR. Dit kan het afsluiten van de modelcontractbepalingen van de EU-Commissie omvatten, evenals eventuele aanvullende maatregelen die nodig zijn om een adequaat niveau van gegevensbescherming te waarborgen. In individuele gevallen maken we de overdracht naar derde landen afhankelijk van uw toestemming voor deze gegevensoverdracht in overeenstemming met Art. 49 lid 1 zin 1 letter a GDPR.

XVII. Rechten van de betrokkene

U hebt de volgende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens:

• uw toestemming te allen tijde in te trekken overeenkomstig Art. 7 (3) GDPR. Dit heeft tot gevolg dat wij de gegevensverwerking op basis van deze toestemming in de toekomst niet meer mogen voortzetten;
• in overeenstemming met Art. 15 GDPR, het recht op informatie;
• overeenkomstig Art. 16 en 17 GDPR recht op correctie of verwijdering;
• overeenkomstig Art. 18 GDPR, het recht op beperking van de verwerking;
• overeenkomstig Art. 20 GDPR, het recht op gegevensoverdraagbaarheid;
• op grond van Art. 77 AVG, het recht om een klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit voor gegevensbescherming over de verwerking van uw persoonsgegevens door ons. De voor ons verantwoordelijke toezichthoudende autoriteit is de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA), Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be/burger/acties/klacht-indienen

XVIII. Oppositie

Voor zover uw persoonsgegevens worden verwerkt op basis van gerechtvaardigde belangen overeenkomstig Art. 6 (1) zin 1 lit. f GDPR, heeft u het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonlijke gegevens op grond van Art. 21 GDPR. Indien u gebruik wenst te maken van uw recht om bezwaar te maken, kunt u contact opnemen met onze functionaris voor gegevensbescherming via de in deel II. vermelde contactgegevens of een e-mail sturen naar info-be@prominent.com

XIX. Wijziging van het privacybeleid

Wij zullen dit Privacybeleid van tijd tot tijd bijwerken. Tenzij anders vermeld, zullen dergelijke wijzigingen onmiddellijk van kracht worden. U dient deze privacyverklaring van tijd tot tijd door te nemen om op de hoogte te blijven van de manier waarop wij uw informatie beschermen en de inhoud van onze website voortdurend verbeteren.

Juni 2026